Анализ и оптимизация бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов
 

Одной из основных задач документирования архитектуры компании является создание системы взаимосвязанных моделей, предназначенных для дальнейшего анализа бизнес-процессов с целью выявления проблем, влияющих на эффективность деятельности организации. Как правило, анализ бизнес-процессов направлен на выявление:

  • Важных характеристик процесса: результативности, эффективности и т.д.
  • Времени выполнения процесса или отдельных подпроцессов
  • Стоимости всего процесса и его подпроцессов, потерь
  • Ключевых показателей результативности процессов (KPIs)
  • Операционных рисков
  • Организационных и информационных разрывов
  • Полноты, адекватности и своевременности используемой информации
  • Результативности управления информационными потоками
  • Дублирования и/или избыточности функций
  • Логических ошибок в процессах
  • Поведения процесса в динамическом режиме

При проведении анализа процессов мы акцентируем внимание на взаимодействии организационной структуры и бизнес-процессов, при этом проводится детальный анализ сфер ответственности сотрудников при выполнении процессов. Особое внимание уделяется моментам передачи ответственности, кроме того, все функции и процессы анализируются с точки зрения соответствия затрачиваемых ресурсов и получаемых результатов.

Анализ процессов происходит в нескольких направлениях и зависит от поставленных задач и от специфики процессов. Прежде всего, определяются цели и задачи оптимизации, задаются критерии оптимизации и параметры целевых процессов. В процессе анализа процессов используются специализированные методики и соответствующие инструментальные средства. Например, если стоит задача управления стоимостью процессов или сокращения издержек, мы используем для анализа стоимости процессов методологию пооперационного исчисления стоимости (ABC — Activity Based Costing), которая позволяет просчитать стоимость процессов, исходя из стоимости функций/операций, выполняемых в рамках процессов, и используемых ресурсов. В этом контексте мы используем средства ARIS Process cost analyzer, ARIS Business optimizer, а также скрипты ARIS собственной разработки.

При необходимости проанализировать поведение процесса в динамике (во времени), мы используем имитационное моделирование — методику, позволяющую в рамках динамической компьютерной модели представить то, как выполняется процесс, действия людей, работу технических и ИТ-систем, а также оценить доступность или простой ресурсов (включая время работы персонала), время ожидания и простоя, когда задания накапливаются в очереди на обработку, выявить узкие места процесса. Для проведения имитационного моделирования процессов мы используем программный модуль ARIS Simulation.


Оптимизация бизнес-процессов
 

Для перевода бизнес-процессов организации на качественно новый уровень, применяется подход оптимизации процессов, в основе такого подхода лежит выделение ключевых бизнес-процессов компании и критериев их оптимизации, проведение работ по моделированию текущей ситуации и анализ процессов, построение перспективной модели и ее внедрение в компании. Основными критериями оптимизации бизнес-процессов являются время выполнения и стоимость процессов, качество процессов и концентрация операционных рисков в процессе – каждый из этих критериев оценивается через измеряемые показатели, которые выделяются в рамках проекта оптимизации.

Проекты оптимизации бизнес-процессов мы проводим по такой же схеме, как и проекты документирования деятельности – путем реализации пилотных проектов и комплексных проектов оптимизации деятельности. Ниже на рисунке приведены основные этапы реализации пилотного проекта оптимизации бизнес-процессов, а также ориентировочные сроки выполнения каждого из этапов работ.

 

pilot_prj


Что получают клиенты в результате проекта по оптимизации бизнес-процессов?
 

  • Ключевые процессы компании, настроенные в соответствие с бизнес-целями
  • Систему управления оптимизированными процессами
  • Методологию описания, анализа и оптимизации процессов, освоенную Вашими специалистами
  • Документированные знания о процессах в виде понятных и наглядных моделей


Инструментарий, используемый в проекте по оптимизации бизнес-процессов
 

В качестве инструмента, поддерживающего проект по оптимизации бизнес-процессов, мы используем программный продукт ARIS, на период проекта мы можем предоставить Заказчику для работы собственные лицензии ARIS. На основании полученных результатов проекта и для дальнейшего их развития Заказчик может принять решение о приобретении определённого набора модулей ARIS