Поддержка внедрения процессного похода инструментальными средствами ARIS. Консалтинг в Украине №10 (15) 2005. Статья посвящена вопросам применения средств моделирования бизнес-процессов ARIS при проведении комплексных проектов по внедрению систем процессного управления. Также в статье рассматриваются преимущества и особенности создания Web-публикаций моделей архитектуры предприятия средствами ARIS Web publisher и ARIS BPMP


А.С. Чередниченко

Управляющий партнер

Business Process Solutions

Внедрению процессного подхода на предприятии с применением процессных технологий ARIS, как правило, предшествует важный этап проведения пилотных проектов по описанию бизнес-процессов и формализации архитектуры предприятия. Целью таких проектов является выявление областей повышения эффективности предприятия, выработка целей внедрения процессных технологий и, одновременно, определение предметных областей применения процессного подхода. К таким областям следует отнести формализацию и оптимизацию процессов предприятия, регламентацию деятельности, процессно-ориентированное управление стоимостью процессов, оценку операционных рисков и т.д. В результате проведения ряда пилотных проектов по внедрению системы процессного управления (BPMS) и принятия в организации концепции управления процессами на базе технологий ARIS, перед нею возникает проблема разработки стратегии развития процессных технологий и методов управления бизнес-процессами. Таким организациям приходится строить инфраструктуру управления процессами и разрабатывать процедуры совершенствования бизнес-процессов, при этом необходимо обеспечивать развитие процессов, поддержание их моделей в актуальном состоянии, доведение регламентов и моделей процессов до сотрудников.

Важным вопросом, сопровождающим внедрение ARIS, является объединение различных областей процессных технологий, которые сможет поддержать эта система. Например, речь может идти про использование инструментальных средств ARIS для оптимизации бизнес-процессов, и, одновременно, для внедрения системы управления операционными рисками, регламентации деятельности и т.д. На первых этапах постановки системы процессного управления предприятию обычно целесообразно сосредоточиться лишь на нескольких направлениях, способных принести максимальную отдачу в сжатые сроки. Например, если на начальных этапах проекта основной целью внедрения BPMS является оптимизация бизнес-процессов, то параллельной областью применения ARIS, способной дать быструю отдачу и, одновременно, не снижающей эффективность достижения основной цели, может стать автоматизация средствами ARIS создания регламентной документации.

Эффективное функционирование системы процессного управления (как на начальных этапах внедрения BPMS, так и на поздних этапах ее построения) при вовлечении в процесс все большего количества бизнес-направлений предприятия, во многом зависит от возможностей программного обеспечения, обеспечивающего поддержку всего цикла процессного управления. Основным требованием, предъявляемым подобным информационным системам, является наличие возможности проектирования и анализа процессов, а также поддержка функций внедрения и контролинга бизнес-процессов. Наиболее эффективным решением, реализующим поддержку этих функций, является инструментальная система ARIS, позволяющая автоматизировать весь цикл управления бизнес-процессами предприятия. Данная система реализует все основные функции, характеризующие систему процессного управления: стратегическое управление (ARIS Strategy Platform), анализ и оптимизация бизнес-процессов (ARIS Design Platform), внедрение систем автоматизации бизнес-процессов (ARIS Implementation Platform), мониторинг и планирование ресурсов для выполнения бизнес-процессов (ARIS Controlling Platform).

Следует отметить важную характеристику ARIS, касающуюся возможности поддержания процесса внедрения информационных систем для автоматизации бизнес-процессов (в данном случае речь идет про системы класса Workflow/BPM-Systems). Указанная характеристика дает возможность используя результаты описания бизнес-процессов в ARIS, проводить автоматическую настройку BPM-систем, что, в свою очередь, позволяет значительно сократить временные и стоимостные затраты на их внедрение (например, при использовании результатов описания бизнес-процессов в ARIS трудозатраты на внедрение некоторых ВРМ-систем могут быть снижены до 80%).

Безусловно, построение системы процессного управления является нетривиальной задачей. После описания бизнес-процессов и внесения необходимых корректировок, направленных на их совершенствование, необходимо внедрить данные процессы и осуществлять управление ими. Для решения данной задачи существует два основных подхода: регламентация процессов деятельности на основе описания процессов и контроль выполнения регламентов, и автоматизация процессов деятельности и управление ими в информационной системе (Workflow/BPM-Systems). В обоих случаях необходимо описывать процессы, повышать их прозрачность и доводить до сведения всех сотрудников компании. Однако для многих компаний разработка процедур распространения информации о процессах и механизмов вовлечения сотрудников в процесс их совершенствования остается сложной задачей. Для ее решения компании разрабатывают внутренние системы регламентов и процедуры их актуализации. Эффективность функционирования таких систем во многом зависит от формы предоставления информации конечному пользователю (графические модели, табличная и текстовая информация) и способа создания регламентной документации. Конечно, автоматизация процесса регламентации, реализующаяся на основе моделей бизнес-процессов, обеспечивает большую точность выходной документации и значительно сокращает затраты на ее создание, однако информация из моделей бизнес-процессов, преобразованная в табличный и текстовый вид, во многом теряют свою наглядность и усложняют понимание процессов сотрудниками.

В этом контексте, графическая форма представления и распространения регламентов в корпоративной среде (в виде моделей бизнес-процессов) является наиболее эффективным способом доведения информации до сотрудников, однако его реализация сопряжена со следующими проблемами. Ввиду сложности методологии и специфики использования различных инструментальных средств описания бизнес-процессов, а также существенной стоимости программного обеспечения, графическая форма представления бизнес-процессов становится доступной, в основном, бизнес-аналитикам и владельцам процессов, с другой стороны, модели бизнес-процессов не всегда возможно распространять на бумажных носителях. Поэтому, для распространения в корпоративной среде компании регламентирующей документации и моделей архитектуры предприятия используются инструментальные средства, предназначенные для публикации моделей в Интранет/Интернет сетях, например ARIS Web Publisher (WP), а также более мощный инструмент - ARIS Business Process Management Portal ( BPMp). Основная задача этих средств заключается в создании готового Интернет-портала, предоставляющего доступ сотрудникам к информации из баз данных ARIS, включая информацию по иерархии папок баз данных, значениям атрибутов моделей и объектов, прямым ссылкам на документы в Интранет/Интернет и т.п. Важными свойством ARIS WP и ARIS BPMp являются: возможность структурированного хранения графических моделей в HTML-формате, наличие инструментария для навигации по иерархии моделей внутри сайта (в т.ч. возможность перехода на другую модель по значку детализации, смотрите рисунок 1), реализация просмотра данных (атрибутов) по отдельным объектам и моделям и увязки отдельных объектов на модели с конкретными документами, размещенными на сетевых дисках (например, по щелчку мыши из ARIS WP можно просмотреть должностную инструкцию сотрудника, другую регламентную документацию).

Одновременно следует отметить, что репрезентативность нотаций ARIS предоставляет возможность использовать результаты описания (модели процессов, организационной структуры, справочники услуг и т.д.) не только аналитикам или владельцам процессов, но также рядовым сотрудникам и менеджерам компаний, а также позволяет вовлечь руководство предприятия в процесс проектирования и контроля бизнес-процессов. Такой подход к распространению информации о бизнес-процессах через web-публикации позволяет снизить затраты на реализацию методов ее обработки (в т.ч. расходы на бумажный документооборот), значительно повысить степень осведомленности персонала об архитектуре предприятия и его роли в действующих бизнес-процессах, а также дает возможность сократить время и затраты на обучение новых сотрудников.
 

podder_vnedrenia
Рисунок 1
. Интерфейс ARIS Web Publisher


Следует учитывать, что модель архитектуры предприятия в ARIS (имеется в виду не только модели процессов, но и организационной структуры, ИС, продуктов и т.д.) представляет собой совокупность графического представления и данных, хранящихся в атрибутах моделей, объектов и связей. Поэтому, если предприятие начинает вести несколько параллельных проектов по внедрению ARIS, может быть важна организация сохранения конфиденциальности по отдельным данным. Например, модели бизнес-процессов, использующиеся сотрудниками для просмотра последовательности выполнения операций (в качестве регламентов), могут содержать конфиденциальные данные в атрибутах модели по заработной плате в проекте по управлению стоимостью бизнес-процессов. В этом случае применение средств ARIS WP становится затруднительным, поскольку его средствами невозможно организовать ограничение доступа к части web-публикации (только ко всей), с другой стороны данная возможность реализована в аналогичных ARIS WP средствах – ARIS BPMp. При создании web-портала его средствами существует возможность ограничить доступ не только к определенным данным моделей (атрибутам и параметрам), но и к отдельным моделям и группам. Такая возможность, реализованная через распределенный по бизнес-ролям доступ, позволяет в значительной степени повысить эффективность использования моделей архитектуры предприятия, а также упростить процесс публикации моделей на web-портале.

Также важной функцией, реализованной в ARIS BPMp, является автоматизация сохранения версий изменений в моделях бизнес-процессов. Данная функция позволяет накопить реальную базу знаний о бизнес-процессах предприятия и лучшую практику их использования.

Кроме этого, ARIS BPMp предоставляет возможность генерации отчетности и регламентной документации из среды web-портала при помощи скриптов ARIS. В обычном случае, для того, чтобы сгенерировать отчет из системы ARIS, необходимо как минимум наличие рабочего места аналитика с доступом к серверу баз данных ARIS. Если говорить про компании с распределенной филиальной сетью, то обеспечить качественный доступ к базам данных на сервере крайне затруднительно, а необходимость такого доступа в филиалах может быть, например, для генерации регламентных документов (должностных инструкций) на месте. На практике, при внесении изменений в бизнес-процессы, филиал компании при помощи средств ARIS BPMp получает возможность отслеживать изменения, произошедшие в бизнес-процессах и проводить их анализ, а также самостоятельно, при необходимости, переформировывать необходимую регламентную документацию.

Проекты по внедрению процессного подхода на базе технологии ARIS требуют эффективной инструментальной поддержки на всех этапах проекта, такую поддержку обеспечивают средства ARIS для создания и управления корпоративными порталами с публикациями моделей архитектуры предприятия. Эти программные решения использует все преимущества средств моделирования ARIS и дополняет их мощным web-сайтом с собственными базами данных, работающими в режиме реального времени. Применение средств ARIS для публикации моделей архитектуры предприятия позволяет преодолеть ограничения, связанные со временем и местом нахождения подразделений предприятия, а также закладывает прочные основы для участия всех сотрудников компании в оптимизации бизнес-процессов.