Документирование и регламентация бизнес-процессов в ARIS. Корпоративные системы №2/2005. В статье рассматриваются вопросы документирования бизнес-процессов в контексте создания на основе моделей ARIS различной регламентной документации: технологических карт, должностных инструкций, положений по подразделениям и т.д. Рассмотрены проблемы, с которыми сталкиваются организации в процессе документирования своей деятельности


А.С. Чередниченко

Управляющий партнер

Business Process Solutions

При управлении бизнес-процессами, менеджмент компаний сталкивается с тем, что уровень сложности их управления резко возрастает за счет значительного увеличения количества объектов в управлении и взаимодействия организационных структур, а также диверсификации бизнеса, и расширения географии и/или ассортимента. В этом контексте документирование деятельности компании несет в себе ряд важных функций, таких как сохранение базы знаний о различных предметных областях компании (процессах, организационной структуре, продуктах, полномочиях и т.д.), повышение прозрачности бизнес-процессов (анализ эффективности взаимодействия структурных подразделений, участвующих в сквозном процессе), подготовка процессов организации для внедрения информационных систем. Документирование деятельности позволяет понять, какие процессы происходят в организации, кто несет за них ответственность, наделены ли эти ответственные достаточными полномочиями, обеспечены ли эти процессы достаточным количеством ресурсов.

В данной статье документирование бизнес-процессов рассматривается в контексте не менее важных функций, и чаще всего наиболее проблематичных, – создание и актуализация различной регламентной документации (технологические карты, должностные инструкции, положения по подразделениям и т.д.). Для создания регламентной документации существует ряд причин. С одной стороны, компании обязаны на законодательном уровне регламентировать свою деятельность (например, банки должны проводить регламентацию операционной деятельности на основании требований Положения про организацию операционной деятельности, утвержденного НБУ от 18.06.03 №254). С другой стороны, компании для ведения эффективного бизнеса необходимо иметь описание своих технологий, механизмы актуализации этого описания и доведения персоналу, механизмы обучения персонала – если эти компоненты отсутствуют, технологическая документация становится формальностью на бумажном носителе. Для документирования деятельности компаний и создания регламентных документов могут применяться инструментальные средства ARIS, позволяющие генерировать выходную отчетность на основании существующих моделей процессов, организационной структуры и т.д.

Рассмотрим некоторые проблемы, с которыми могут сталкиваться организации в процессе документирования деятельности и которые решаются с применением программных средств ARIS. Осуществляя документирование сложных бизнес-процессов без применения специальных средств моделирования, организация не может избежать в выходной документации ошибок, связанных с неточностями в логике выполнения процесса и неполнотой информации, распределением ответственности и полномочий. Описание таких процессов, как правило, может быть не выдержано на едином уровне детализации (процедуры могут быть описаны в одной последовательности с функциями и элементарными операциями) и может не отражать их региональную или организационно-функциональную принадлежность (например, один и тот же процесс для крупного филиала и отделения могут значительно отличаться).

Документирование динамически изменяющихся бизнес-процессов, проводимое без специальных средств моделирования, начинает тормозить развитие организации по причине медленного прохождения и согласования полученной информации по иерархическим ступеням и еще более медленного процесса принятия решений. Поэтому полезность для организации документации, созданной таким образом, вызывает некоторые сомнения (поддерживать такую документацию в актуальном состоянии довольно сложно).

Технология документирования бизнес-процессов средствами ARIS основывается на подходе к описанию деятельности компании через взаимосвязанные графические модели, описывающие различные аспекты деятельности компании. Методология описания в ARIS позволяет документировать процессы компании, организационную структуру, структуру данных, документов, продуктов и т.д. Механизм создания регламентной документации позволяет создать текстовый документ на основе модели процесса используя специальные программные средства – скрипты ARIS и специальный встроенный язык SAX Basic. Выходной документ, получаемый средствами ARIS, может не требовать дополнительных ручных правок, другими словами вы сразу получаете готовый рабочий документ (конечно, это зависит от степени проработанности скрипта ARIS).

Таким образом, при внесении необходимых изменений в процесс и его модель, в выходном документе не будет тех ошибок в логике и расстановке полномочий структурных подразделений, присутствующих при ручном подходе. Например, при внесении изменений в процесс, в технологической карте новые функции необходимо отразить на операграме процесса с указанием ответственного подразделения и карточке соответствующего пользователя. Вручную внесение подобных изменений кропотливый и долгий процесс, требующий отдельных проверок, что занимает много времени и ресурсов. В ARIS подобные изменения могут вноситься в течение несколько минут, а процесс генерации нового документа происходит автоматически. При этом модели и выходная документация, созданные в ARIS, позволяют выдержать единый подход и уровень детализации описания различных аспектов деятельности, а также дают возможность сделать прозрачными пути взаимодействия между структурными подразделениями и участниками бизнес-процессов. Внесение изменений становится исключительно простым, а формирование регламентных документов не затягивается до момента, когда каждый новый документ уже не соответствует действительности.

Как уже упоминалось, для генерации отчетности из системы ARIS используются скрипты отчетности – программы, набор специальных команд, которые выполняются системой ARIS, и в результате выполнения которых формируется файл отчета или изменяется наполнение базы данных ARIS (атрибуты). Скрипт открывается для редактирования только в ARIS, и применение других редакторов для его просмотра и изменения невозможно. Помимо простого вывода информации, содержащейся в базе данных ARIS, с помощью скриптов возможно проводить анализ всей совокупности моделей и объектов, обрабатывать статистику и выполнять любые другие действия, необходимые для документирования и анализа созданных моделей. В соответствие с общей идеологией ARIS – процессной ориентацией анализа деятельности предприятия, средства для создания отчетов ARIS не нацелены на анализ сразу всей совокупности информации, хранимой в базе ARIS (хотя и позволяют это делать).

Создавая скрипты необходимо заранее определить их предполагаемые области применимости и контекст выполнения. Совокупность выбранных методологических фильтров, прав доступа пользователя, от имени которого открыта база ARIS, а также вид, тип и имя выбранного перед запуском скрипта объекта (базы целиком, подмножества моделей или подмножества объектов моделей), прямо влияющие на результат выполнения скрипта – на конечный документ, называются контекстом выполнения скрипта. Подмножество объектов или моделей, на которых скрипт будет корректно работать, называется областью применимости скрипта. При создании скрипта, создающего тот или иной документ, необходимо хорошо представлять себе для кого будет создаваться выходная документация (например, отчет для руководства или должностная инструкция), т.е. какую информацию из базы ARIS необходимо отобразить. Также необходимо определить, в какой форме будет представлен выходной отчет (текст, рисунки, таблицы, графики). Сформированный отчет может быть сохранен в виде HTML-файла, файла формата текстового редактора MS Word либо рабочей книги MS Excel.

На приведенном рисунке проиллюстрирован процесс формирования выходной документации на основании существующей модели процесса, конкретно – формирование операграммы процесса технологической карты на основании модели eEPC третьего уровня детализации (в общем случае, для формирования технологической карты процесса используются также другие модели процессов, организационной структуры, классификации документов и информационных систем различной степени детализации). Как видно из рисунка, для формирования операграммы процесса используются кроме процессов, как таковых, элементы организационной структуры компании (подразделения и должности), документы и информационные системы. Следует отметить, что в ресурсное окружение процесса также могут включаться любые другие структуры, использование которых входит в цели компании (структура знаний компании, структура полномочий и т.п.). Детальное документирование деятельности компании может включать взаимосвязь и последовательность выполнения операций, исполнителей, входящие и выходящие документы, любые другие аспекты, которые необходимы для анализа и оптимизации процессов.
 documentirovanie