Подходы к внедрению методологии и инструментария ARIS. Корпоративные системы №1/2007. При внедрении многих систем моделирования архитектуры компании (например, ARIS) требуется проведение подготовительного этапа, в рамках которого проводится формализация целей моделирования, организационная подготовка, настройка и формализация методологии документирования. Учет возникающих при этом проблем может значительно сократить риски внедрения.


А.С. Чередниченко

Управляющий партнер

Business Process Solutions


На сегодняшний день большинство существующих программных продуктов на рынке средств описания бизнеса (Business Process Management Suite - BPMS) не требуют выполнения процедур, связанных с проведением подготовки методологии и настроек среды моделирования. Это обусловлено тем, что данные средства часто не базируются на какой-либо методологии описания деятельности (характерный пример – MS Visio), либо представленная в этих средствах методология охватывает ограниченное количество аспектов моделирования архитектуры компании. Наиболее часто именно последнее является тем основанием, когда компании пытаются выбрать инструментарий для моделирования деятельности, который, с одной стороны, базируется на развитой методологии и возможности поддержания моделирования взаимно интегрируемых подсистем архитектуры компании (например, организационной структуры, процессов, информационных систем, данных), и одновременно, способный эффективно обеспечить задачи моделирования деятельности, включая централизованное хранением данных.

Стремясь применять на практике средства, которые могут обеспечить реализацию приведенных выше задач, часто делается выбор в пользу систем моделирования архитектуры компании - EAMS (одной из таких систем является ARIS), обеспечивающих комплексный методологический подход описания компонентов архитектуры и эффективную инструментальную поддержку, включающую как компоненты для моделирования и анализа, так и элементы интеграции с другими системами на этапах внедрения и контролинга бизнес-процессов (например, ERP, BPM, Workflow и т.д.). Применение большинства систем класса EAMS требует проведения подготовительного этапа (внедрения), в рамках которого проводится четкая формализация целей моделирования, организационная подготовка, настройка и формализация методологии документирования.

Однако именно этап предварительной подготовки очень часто недооценивается и не реализуется отечественными компаниями, начинающими применение средств моделирования ARIS, что приводит к неудаче проектов, связанных с документированием деятельности. Подходя формально к данному этапу или пропуская этот этап, очень часто допускается ряд характерных ошибок, который будет рассмотрен дальше в этой статье. Исправление же таких ошибок на поздних этапах может быть затруднено или не реализуемо вообще. Следует отметить, что данный перечень характерен именно для применения средств класса EAMS и не включает в себя те классические ошибки, которые присущи постановке процессного управления, и которые, безусловно, также следует учитывать. К наиболее характерным ошибкам следует отнести:

Отсутствие концепции внедрения и четких целей документирования. Приступая к документированию деятельности с применением ARIS, многие компании делают акцент на реализацию некоторого узкого перечня задач, которые перед ними стоят – это может быть подготовка компании к процессно-ориентированному внедрению информационных систем, или постановка системы менеджмента качества, либо анализ и совершенствование деятельности, или управление операционными рисками и т.д. Из представленного перечня направлений применения методологии и инструментария документирования деятельности, ARIS подходит для реализации большинства из них, однако подходы, требования к моделированию и сроки реализации таких задач при этом могут существенно отличаться. Одной из основных целей разработки и формализации концепции применения ARIS как раз и является гармонизация подходов реализации различных задач применения системы, обеспечивая при этом согласованность используемых методов моделирования и организационной модели документирования.

Безусловно, применение ARIS в приведенных локальных задачах может значительно повысить эффективность их реализации, однако весь потенциал системы, охватывающий возможность реализации нескольких задач одновременно, при этом будет не задействован или в дальнейшем не раскрыт, более того, при попытке расширения сфер применения системы и перехода к реализации других целей с применением методологии и инструментария ARIS может возникнуть целый ряд проблем, порой непреодолимых. В качестве примера можно привести ситуацию, когда некоторая условная компания, применяя ARIS в проекте документирования процессов для внедрения информационной системы, при дальнейшем расширении задач применения процессных технологий (анализ и совершенствование деятельности) столкнулась с тем, что выбранная изначально модель организации документирования не подходит для реализации новых задач, а выбранные методы моделирования и детализации плохо совместимы. Если на начальном этапе применения ARIS перспективные задачи применения системы были бы учтены, подобных проблем не возникло бы. Важный момент, который также достаточно часто упускается отечественными компаниями, связан с отсутствием связи между стратегией компании и концепцией применения процессных технологий. Возникающий при этом разрыв между стратегическими целями и целями применения процессного подхода также часто приводит к неудаче проектов внедрения ARIS.

Разработка и формализация процессной стратегии на уровне высшего руководства компании позволяет значительно снизить риски проектов внедрения ARIS, такой документ, как правило, должен содержать перечень стратегических целей применения процессных технологий в организации с учетом их интеграции в общую стратегию компании, организационную и ролевую модель с четким распределением функций в рамках проекта внедрения, сроки реализации этапов и техническую концепцию организации процессов. Главная задача, которая достигается при этом – создание прозрачной архитектуры проекта внедрения в разрезе целей внедрения, этапов и сроков их реализации, организационной и информационной моделей проекта.

Отсутствие формализованной методики документирования. Каждая организация является уникальной бизнес-системой, обладающей рядом уникальных, нестандартных характеристик архитектуры, в том числе отраслевых. С учетом таких особенностей и целей документирования деятельности каждая отдельная компания может предъявлять достаточно специфический набор требований к методологии и средствам моделирования архитектуры. Как правило, ARIS выбирается в качестве такого средства моделирования, поскольку, во-первых, во многих случаях может учесть отраслевую специфику модели компании (как за счет существующих в ARIS референтных моделей, так и за счет решений ARIS Scouts), и во-вторых, предоставляет широкий набор интегрированных методик для описания различных компонентов архитектуры компании. Так, помимо основной методологии моделирования процессов ARIS, на сегодняшний день система поддерживает такие методологии и нотации, как Balanced Scorecard, Business Process Execution Language (BPEL), IT City Planning, BPML, UML, при этом для документирования и анализа самых разнообразных сфер деятельности компании представлено более 125 типов моделей и более 600 типов графических объектов.

Успешность реализации проекта внедрения ARIS и эффективность проведения внутренних работ по документированию во многом зависит от корректности и полноты настройки и формализации предлагаемой методологии – то есть подбора тех методов моделирования и анализа, моделей, глубины детализации предметных областей, нотаций и объектов, которые обеспечат реализацию поставленных перед компанией задач. Именно отсутствие формализованного подхода к документированию деятельности с применением инструментария ARIS зачастую приводит как малой эффективности применения, как самой системы, так и значительным рискам при достижении поставленных перед компанией целей. Так, произвольный (не формализованный) выбор методов моделирования и нотаций фактически превращает систему из средства моделирования в инструмент для рисования, при этом теряется не только наглядность модели архитектуры компании (а это одно из основных назначений ARIS), но и становится недоступным большинство уникальных свойств системы, таких как автоматизированный анализ и генерация регламентной документации. Также следует отметить, что при этом достаточно характерной ошибкой является неправильный выбор глубины детализации каждой из моделируемых предметных областей (в первую очередь это касается выбора глубины детализации бизнес-процессов) – например, поверхностный подход к документированию не позволяет реализовать большинство возможностей методологии и системы, с другой стороны слишком детализированный подход приводит к значительным временным затратам на моделирование и также может не дать ожидаемого результата.

Формализация методики документирования дает возможность четко определить единые требования к описанию деятельности организации, а также правила документирования и анализа компонентов архитектуры. В контексте применения ARIS такая методика, как правило, оформляется отдельным документом – Соглашением по моделированию – своде правил, содержащем описание совокупности нотаций, типов моделей, объектов, их атрибутов и связей между ними, которые используются для комплексного описания предметной области компании. С одной стороны, такой документ помогает сформировать единый язык общения внутри компании, с другой - позволяет настроить систему ARIS для более эффективной работы пользователей и корректной работы программ генерации отчетов и модулей анализа. Следует отметить, что на сегодняшний день система ARIS поддерживает достаточно развитый механизм настройки методологии при помощи методологических фильтров, при этом соглашение по моделированию является, в некотором роде, техническим заданием для настройки методологии в системе.

Отсутствие четкой организационной и ролевой модели организации проекта. Подходя к внедрению ARIS, часто может упускаться важный момент определения ролей участников проекта и распределения функций между ними, что приводит к значительному увеличению времени внедрения системы и дополнительным затратам. В отличие от классических организационных моделей при построении системы процессного управления, при использовании ARIS появляется ряд специфических особенностей, присущих только этой системе. Так, например, при использовании ARIS в компании обычно выделяются роли администратора среды моделирования (именно среды, а не аппаратной или серверной части), и скриптолога-аналитика, кроме этого, появляется ролевое распределение ответственности за моделирование различных предметных областей компании (например, одна из ролевых групп в рамках централизованной базы данных ARIS осуществляет моделирование организационной структуры, другая группа – бизнес-процессов и т.д.).

На сегодняшний день существует две основные организационные модели документирования – централизованная и децентрализованная. Централизованная модель предполагает создание в компании отдельного подразделения, занимающегося документированием и актуализацией базы знаний по архитектуре компании, как правило, такое подразделение не обладает достаточной компетенцией во всех направлениях деятельности компании, поэтому вынуждено привлекать экспертов из других структурных единиц (именно этот момент формализации взаимодействия подразделений очень часто упускается). Децентрализованная модель, в свою очередь предполагает проведение работ по документированию на уровне бизнес-подразделений, при этом создается центр компетенции, который контролирует соблюдение методологии документирования и поддерживает централизованное хранилище знаний ARIS. Выбор той или иной организационной модели (и соответственно распределение ролей проекта) крайне важен на начальном этапе, это дает возможность компании оценивать время реализации и затраты на проект, создает прозрачную структуру направлений развития и предоставляет эффективный инструментарий управления проектом.

Следует отметить, что компании, принимающие во внимание на начальном этапе внедрения ARIS приведенные ошибки, могут достичь значительной эффективности применения процессных технологий, тогда как отсутствие концептуального подхода к проекту внедрения приводит к серьезным рискам и его преждевременному завершению. Безусловно, приведенный перечень проблем внедрения далеко не полный, однако учет именно этих проблем может значительно сократить риски при внедрении ARIS.